وقتی با یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های دنیا به عنوان یک مشاور کار می‌کردم، یکی از کارمندان این شرکت به من گفت که «اگر رئیس ما برای روابط بین کارمندان مرز تعیین می‌کرد، کیفیت کاری ما خیلی بهتر می‌بود. اما او سعی می‌کند که نقش آدم خوب را بازی کند و نتیجه‌اش این است که به کار تیم لطمه می‌زند». از سویی عدم مواجهه با مشکلات و گفتگو نکردن درباره آنها، می‌تواند در فضای کاری تاثیر منفی داشته باشد. یکی از رؤسای دیگر این شرکت به من گفت: «ای کاش مردم با من رک‌تر بودند و به من می‌گفتند که چه فکرهایی در سرشان می‌گذرد، اما از این کار واهمه دارند».
احتمالا شما هم ساعات بسیاری از روز را سر کار سپری می‌کنید. محل کار جایی است که دلایل و عوامل زیادی برای ایجاد تنش و کشمکش وجود دارد که می‌تواند به صدمه و ضرر منجر شود. جایی است که سعی می‌کنید بهترین وجهه خود را به نمایش بگذارید؛ گاهی حتی از ارایه خدمات هم فراتر رفته و ازخودگذشتگی می‌کنید، به این امید که همکارانتان را خشنود کنید و با آنها روابط دوستانه داشته باشید. بنابراین طبیعی است که زندگی کاری می‌تواند احساسات پیچیده‌ای در شما ایجاد کند.
به علاوه ابعاد اجتماعی شغلتان، شما باید کار خود را هم انجام دهید. برخی اوقات، هنگام انجام کار باید بین خود و کسانی که کارشان را خوب انجام نمی‌دهند مرزی ایجاد کنید. این افراد می‌توانند همکار، اعضای تیم یا حتی رئیس شما باشند. توانمندی ارتباطی شما در این مواقع بسیار مهم است زیرا می‌تواند تفاوت مهمی در موفقیت شرکت یا گروه کاری شما ایجاد کند.
درک وظیفه و روابط شغلی
وقتی به پژوهش‌های مرتبط با رهبری سازمان، تئوری‌های مدیریت و مطالعات دیگری که در زمینه ایجاد محیط کاری خوب انجام شده است نگاه می‌کنید، دو موضوع همیشه مطرح هستند: وظیفه و روابط شغلی. شغل ما این است که کاری را انجام دهیم (وظیفه) و با کسانی که با ما در این کار همراه هستند یعنی همکاران‌مان رابطه خوبی داشته باشیم. برای رسیدن به نتیجه مطلوب، فهم و به‌کارگیری این دو عنصر بسیار مهم است؛ و کسب مهارت‌های ارتباطی و مواجهه با مسایل، برای تقویت این دو عنصر ضروری است. برای این که کار را خوب انجام دهیم باید مشکلات را حل کنیم و با موانع رو برو شویم. برای این که با همدیگر همکاری کنیم باید با مشکلات ارتباطی‌مان رو در رو شویم. بنابراین لازم است در تمام عرصه‌های کاری توانمندی رو در رویی خوبی داشته باشیم. بهترین تیم‌ها و بهترین فرهنگ‌های کاری آنهایی هستند که خوب با مشکلات رو در رو می‌شوند.
چند توصیه برای رو در رویی و مرز‌بندی در محیط کار
خیلی از افراد نگرانند که در محیط کار با اعضای تیم و مدیران خود تنش ایجاد کنند. معمولا در ساختار مدیریت شرکت‌ها مکانیزم‌هایی وجود دارد که گفتگو بین رده‌های مختلف را آسان‌تر می‌کند. اما بیشتر اوقات مشکل این نیست که ابزار رو در رویی وجود ندارد، بلکه این است که مردم می‌ترسند از آنها استفاده کنند. برای همین من استدلال می‌کنم که عدم مواجهه با شرایط، مسئله‌ای «شخصی» است و ارتباطی به «شغل» یا «داشتن قدرت» ندارد. در ادامه، چند نکته را برای ایجاد مرز در روابط کاری و مواجهه با سایرین به شما توصیه می‌کنم:
۱. با قوانین و روال‌های رسمی محل کارتان برای بررسی و رسیدگی به مشکلات کاری آشنا شوید. بعضی از مسایل جدی مانند آزار جنسی را نمی‌توانید فقط با حرف زدن با شخص متخلّف حل کنید و باید حتما از طریق کانال‌های رسمی به این گونه مشکلات رسیدگی کنید. در چنین مواقعی مدیرتان یا بخش منابع انسانی اداره می‌توانند به شما کمک کنند.
۲. اگر هیچ کانال رسمی برای رسیدگی به مشکلات وجود ندارد، بهترین راه این است که از کسی مانند مدیر خود بپرسید که بهترین راه حل چیست. به عنوان مثال بگویید: «من می‌خواهم روابط حرفه‌ای خوبی با شما داشته باشم و کار باکیفیتی ارایه دهم. لطفاً به من بگویید که اگر مسئله تنش‌زایی پیش آمد، چگونه درباره آن صحبت کنیم؟ آیا من این آزادی را دارم که مسئله را به طور مستقیم با شما مطرح کنم؟ آیا باید نگران این باشم که ممکن است اثر منفی بر شغل من داشته باشد؟ می‌خواهید هر چند وقت یک بار مسایل کاری را مرور کنیم؟ آیا ترجیح می‌دهید خیلی غیررسمی‌تر عمل کنیم و مشکلات را همان موقع که پیش می‌آیند بررسی کنیم؟».
حتما لازم نیست که مدیر خود را با همه این سؤالات در آن واحد بمباران کنید، ولی این روش را می‌توانید به عنوان الگویی برای صحبت‌های خود به کار گیرید. بیشتر اوقات فقط همین «صحبت کردن» باعث ایجاد کانال ارتباطی می‌شود.
۳. مستقیما با همکاران خود درباره این که چگونه مشکلات را برطرف کنید، حرف بزنید. شروع این گفتگو در چارچوب «مشکل‌گشایی» باعث می‌شود که کمتر تهاجمی به نظر برسد. این صحبت‌ها را ترجیحا قبل از این که مشکلات به وجود بیایند و به صورت غیررسمی، مثلا موقعی که دارید با هم ناهار یا چای می‌خورید، شروع کنید. مهم این است که از ابتدا قوانین و انتظارات بین خود را تعیین کنید و به هم قول بدهید که با دادن بازخورد، به یکدیگر کمک خواهید کرد.
مرزهای خود را برای همکارانتان شفاف کنید
چندین سال پیش وارد دفتری شدم و دیدم که یکی از کارمندان (که در این داستان سوزی صدایش می‌کنیم) در حال گریه کردن است. از او پرسیدم مشکل چیست؟ فقط سرش را تکان داد. انگار نمی‌توانست خودش را راضی کند که درباره‌اش حرف بزند. اما چون دیدم واضح است که خیلی ناراحت است، خیلی ملایم اصرار کردم که با من حرف بزند.
گفت: «نمی‌دانم چه کار بکنم. بیل (همکارش) به بهانه این که جلسات مهم دارد دایم از من می‌خواهد که کارهای ریز و درشت برایش انجام دهم. من نمی‌توانم هم کار او را انجام بدهم و هم به کار خودم برسم. فکر نمی‌کنم که دیگر بتوانم اینجا کار کنم». پرسیدم: «تا به حال به او گفته‌ای که نمی‌توانی؟». سوزی گفت: «گفته‌ام وقت ندارم ولی او اصرار می‌کند که این کار آن قدر وقت‌گیر نیست و با انجام دادنش من خیلی به او کمک می‌کنم. اصرارش باعث می‌شود من کوتاه بیایم و آن کار را برایش انجام بدهم. نه گفتن تا حالا کمک نکرده است».
به سوزی گفتم که ممکن است فقط نه گفتن مؤثر نباشد، اما امتناع از انجام کار مطمئنا مؤثر خواهد بود. چرا به او نمی‌گویی که این درخواست‌های بی‌جا چه احساسی در تو ایجاد می‌کند؟ به او بگو که دلت می‌خواهد که کمکش کنی اما خودت خیلی کار داری و امکانش نیست. به بیل بگو که فکر می‌کنی که نمی‌داند که این درخواست‌ها چه فشاری روی تو به وجود آورده است. به او بگو که احساس می‌کنی راه در رو نداری و به فکر استعفا افتاده‌ای. به او بفهمان که چقدر سخت است که زیر این همه فشار کار بکنی و چطور این کار او، نگرش کلی تو را به کار کردن در این محل تغییر داده است.
سوزی بالاخره خیلی رک با بیل حرف زد و نتیجه خوبی حاصل شد. بیل از فشاری که درخواست‌های او برای سوزی ایجاد می‌کرد بی‌خبر بود و وقتی سوزی این مسئله را برایش روشن کرد واکنش مثبتی نشان داد. بیل به حرف سوزی گوش داد و از این که نادانسته اینقدر او را اذیت کرده بود عذرخواهی کرد.
بیشتر اوقات اگر بتوانید اثرات منفی رفتار افراد بر روحیه‌تان را به طور واضح برای آنها تشریح کنید، می‌توانید مشکل را خیلی آسان رفع کنید. اگر مشکل را در چارچوب اثرات منفی‌اش بر شما – به جای سرزنش رفتار همکاران – ارایه کنید، خیلی راحت‌تر حل می‌شود.
مشکلات ارتباطی زیادی در محل کار پیش می‌آید و این فقط شما هستید که می‌توانید مسایلی که بر شما تاثیر دارند را شناسایی کنید. در ادامه نمونه‌هایی از چند مکالمه رایج در خصوص مشکلات محل کار را می‌بینید که ممکن است نیاز داشته باشید در مورد آنها صحبت کنید:
من احساس می‌کنم که دارم بیشتر از سهم خودم کار می‌کنم چون…
شما خیلی وقت‌ها حرف من را قطع می‌کنید…
لطفا صدای رادیوی خود را کم کنید…
هیچ وقت زمانی که لازمت دارم پیدایت نمی‌کنم…
من احتیاج دارم که جوابم را سریع‌تر بدهی…
من باید بیش از اندازه صبر کنم تا تو کارهایی را که با هم قرار گذاشته بودیم، تحویل بدهی…
مطمئنا مشکلات بیشتری هم وجود دارد، اما نقطه اشتراک همه این است که عملکرد شخص دیگری تاثیر منفی در روحیه یا نحوه کار شما دارد. از آنجایی که شما رئیس همکارانتان نیستید، به جای ارزیابی کاری آنها، انتظارات خود برای بهبود کیفیت همکاری را برایشان شفاف کنید. اگر بتوانید با همکاران خود به طور مستقیم و بر اساس این که رفتار آنها چه تاثیری بر شما و کیفیت کار گروه دارد صحبت بکنید، احتمال بیشتری برای رفع مشکلات وجود دارد.