معمولا اشتباه در روند ارتباط با دیگران، به خصوص در محیط کاری باعث شرمندگی و کاهش اعتبار افراد می‌شود. مثلا فرض کنید که با عجله یک ایمیل را برای کسی می‌فرستید و بعد متوجه می‌شوید که اشتباهی در آن بوده؛ در چنین شرایطی شما ممکن است غیرحرفه‌ای یا نامنظم به نظر برسید. اما پیامد اشتباهات در تعامل با افراد، می‌تواند از این هم بزرگتر و جدی‌تر باشد. برخی اشتباهات می‌توانند اعتبار شما را خدشه‌دار کنند، مشتریان‌تان را ناراحت کنند و یا حتی باعث کاهش محبوبیت خدمات و سرویس‌های شما شوند.
در این مقاله ما می‌خواهیم به ده اشتباه رایج در انواع ارتباطات، از جمله پیام‌های نوشتاری مثل نامه و ایمیل، و روش‌های پرهیز از آنها بپردازیم.
خطای اول: ویرایش نکردن متن نامه و پیام
وجود غلط‌های تایپی و دستوری در نامه، شما را بی‌دقت نشان می‌دهد. به همین دلیل، چک کردن متن ایمیل‌ها قبل از ارسال آنها، ضروری است. به نرم افزارهای ویرایشی اعتماد نکنید، آنها همه اشتباهات را نمی‌بینند. نوشته خود را بازخوانی کنید و اگر از املا یا درستی کاربرد کلمه‌ای مطمئن نیستید، آن را در لغتنامه جستجو کنید.
توجه داشته باشید که دیدن اشتباهات کار خود، چندان راحت نیست. بنابراین از یک همکار بخواهید که قبل از ارسال نامه‌های مهم، آنها را برای شما بازخوانی کند. علاوه بر این، نوشته خود را با صدای بلند بخوانید؛ این کار پیدا کردن اشتباهات را راحت‌تر می‌کند. سپس تغییرات نهایی را روی نامه اعمال کنید.
خطای دوم: اعلام خبرهای بد به وسیله ایمیل
آیا تا به حال شده که اخباری مثل قطع همکاری یا تعویق پرداخت حقوق‌ها را با ایمیل به افراد اطلاع داده باشید؟ اگر این کار را کرده‌اید، باعث ناراحتی خیلی‌ها شده‌اید! ارسال نامه و ایمیل، به عنوان یک روش نوشتاری برای برقراری ارتباط، به شما امکان تلطیف پیام‌های دشوار و تلخ را نمی‌دهد و نمی‌گذارد که شما سریعا به احساسات ایجاد شده در اثر این پیام‌ها، واکنش نشان دهید.
اگر مجبور هستید که اخبار بدی را اعلام کنید، شخصا این کار را انجام دهید و خوب در مورد انجام درست آن فکر کنید؛ به شکلی که هم پیام منتقل شده باشد و هم کمترین اثرات بد را در بلندمدت برای شنوندگان، ایجاد کند.
وقتی که شما یک خبر بد را شخصا اعلام می‌کنید، از واکنش افراد متوجه می‌شوید که آیا پیغام شما را به درستی گرفته‌اند یا دچار سوء تفاهم شده‌اند. براساس مشاهده این واکنش‌ها می‌توانید قدمی برای شفاف کردن پیام خود بردارید و به شنوندگان کمک کنید که با خبر تلخ کنار بیایند.
خطای سوم: پرهیز از مکالمات سخت
برخی مواقع شما مجبور هستید که بازخورد‌های منفی به افراد ارائه دهید. مدیران معمولا تمایل دارند که از چنین مکالماتی فرار کنند، اما پرهیز از این مکالمات می‌تواند مشکلات بیشتری را در آینده ایجاد کند. برای مثال، عدم واکنش‌دهی به مشکلات کوچک، می‌تواند باعث شود که آنها به مسائل جدی و بزرگ تبدیل شوند.
کسب آمادگی، کلید مدیریت کردن مکالمات دشوار است. یاد بگیرید که نسبت به عملکرد اعضای تیم خود واکنش‌های شفاف ارائه دهید و آنها را تشویق کنید که خودشان رفتار خود را بازبینی و بررسی کنند. اگر برای این نوع مکالمه، آمادگی ندارید می‌توانید پیش از صحبت با دیگران، آن را با خود تمرین کنید تا نسبت به کلمات و زبان بدن خود در هنگام صحبت با افراد، اعتماد به نفس بیابید.
خطای چهارم: عدم ابراز خود
ابراز درست خود، یعنی بیان نیازهای‌تان، با در نظر گرفتن خواسته‌ها و نیازهای دیگران. البته این بدان معنا نیست که در صورت ابراز نیازها و خواسته‌های خود، همیشه به آنها دست می‌یابید اما شانس بهتری برای دستیابی به آنها و یا حداقل دستیابی به یک راه حل میانه خواهید داشت چرا که در بیان خواسته خود شفاف بوده‌اید.
ابراز خود همچنین به معنای «نه» گفتن در موقع لزوم است. شما می‌توانید با وجود رد کردن خواسته‌هایی که آمادگی انجام آنها را ندارید، روابط خوب خود را حفظ کنید.
توجه داشته باشید که ابراز خود به معنی مهاجم بودن یا تجاوز به حقوق دیگران نیست. وقتی شما رفتار تهاجمی دارید، برای تحقق خواسته خودتان، بدون توجه به حقوق، خواسته و نیازهای دیگران تلاش می‌کنید، اما در ابراز خواست خود، همیشه حقوق سایرین را مد نظر دارید.
خطای پنجم: واکنش نشان دادن به جای پاسخگویی
آیا پیش آمده که وقتی عصبانی هستید، سر همکارتان داد بزنید یا یک پاسخ سریع فکر نشده به یک ایمیل بدهید؟ اگر چنین اتفاقی افتاده یعنی شما به جای پاسخگویی به موقعیت، واکنش احساسی نشان داده‌اید.
این نوع واکنش‌های احساسی می‌توانند به اعتبار شما لطمه وارد کنند. شما ممکن است افراد را به دلیل احساسات شدید خود برنجانید و این تصور را ایجاد کنید که کنترل کافی بر احساسات خود را ندارید.
خطای ششم: عدم آمادگی کامل
ارسال گزارش، ایمیل یا ارائه پرزنتیشن بدون آمادگی باعث کلافه شدن مخاطب شما می‌شود و در طولانی مدت به اعتبار شما صدمه می‌زند. به همین دلیل، داشتن آمادگی و برنامه‌ریزی برای ارتباطات و تعامل با دیگران، ضروری است.
پیش از هر کار، زمان لازم را به برنامه‌ریزی تعاملات خود اختصاص دهید. با استفاده از ابزار تخصصی، پیام خود را به شکلی هوشمندانه، خلاقانه و متقاعدکننده که متناسب با احساسات و خِرد مخاطبتان باشد طراحی کنید.
زمان کافی برای بازخوانی و چک کردن مطالبی که می‌خواهید با مخاطب خود به اشتراک بگذارید را اختصاص دهید. اگر قصد انجام یک سخنرانی یا ارائه یک پرزنتیشن را دارید، کاملا تمرین کنید تا صحبت شما روان و الهام بخش باشید.
خطای هفتم: استفاده از یک روش ارتباطی برای همه افراد
اگر شما از یک روش واحد، برای ارتباط با همه استفاده می‌کنید، درواقع تفاوت‌های شخصیتی، نیازها و توقعات مختلف افراد را در نظر نگرفته‌اید. روش‌های ارتباطی که برمی‌گزینید باید تا حد امکان با لحاظ کردن این تفاوت‌ها باشد.
اگر شما در حال آماده کردن یک ارائه (presentation)هستید، مطمئن شوید که این واقعیت که افراد دارای سبک‌های یادگیری مختلف هستند را در نظر گرفته‌اید. این به معناست که افرادی که یادگیری بصری دارند را به اندازه کسانی که از طریق شنیدن بهتر یاد می‌گیرند، در نظر گرفته‌اید و همه آنها می‌توانند از ارائه شما بهره‌مند شوند.
خطای هشتم: پیش‌داوری و عدم انعطاف فکری در زمان ملاقات با افراد جدید
امروزه در بسیاری از محیط های کاری با ترکیبی از افرادی با عقاید مختلف، با تنوع سنی، جنسی و عقیدتی و همچنین تنوع در مهارت، توانایی و دیدگاه مواجه هستیم. این تفاوت‌ها یک فضای متنوع از تجارب و نقطه نظرات را ایجاد می‌کند که می‌تواند کیفیت زندگی ما را ارتقا دهد. اما در عین حال، ارتباط با افراد در چنین فضایی، مهارت‌های خاص خود را می‌خواهد.
برچسب زدن به افراد یا مشتری‌های‌تان از طیف‌های مختلف، یا قضاوت آنها براساس چند برخورد کوتاه، ممکن است کاری ساده و وسوسه‌انگیز باشد، به خصوص اگر زمان زیادی برای شناخت آنها نداشته باشید. اما توجه داشته باشید که پیش فرضها و قضاوت‌ها، امکان رابطه را محدود می‌کنند، چرا که شما پیشینه، شخصیت و تجارب منحصر به فرد طرف رابطه را نادیده می‌گیرید. به مرور زمان، این موضوع می‌تواند رابطه شما با افراد را به مخاطره بیندازد. بنابراین وقت خاصی را برای گوش دادن به افرادی که تازه ملاقات می‌کنید اختصاص دهید. به آنها فضا دهید که در مورد دیدگاه‌های خود صحبت کنند و به خود زمان دهید که گفته‌های آنها را هضم کنید. سپس یاد بگیرید که چطور تفاوت‌های فرهنگی را مدیریت کنید. آن وقت است که می‌توانید نیازها و انتظارات افراد را متوجه شوید ودر نظر بگیرید.
خطای نهم: فرض اینکه پیام شما دریافت شده است
همیشه مطمئن شوید که افراد، پیام شما را به شکل کامل و صحیح دریافت کرده‌اند. برای مثال وقتی شما مطلبی را در یک ایمیل ارسال می‌کنید، می‌توانید از افراد بخواهید که سؤالات خود را در مورد ایمیل مطرح کنند یا اگر متوجه مطلبی نشده‌اند از شما بپرسند. یا اگر در حال ارائه یک پرزنتیشن هستید، زمانی را برای سؤالات افراد و بحث در مورد نکات مهم ارائه خود در نظر بگیرید.
برای اینکه متوجه شوید آیا مخاطبان به درستی متوجه پیام شما شده‌اند یا خیر، سؤالاتی را همراه با پیام خود طراحی کنید. طرح سؤالات، افراد را تشویق به پاسخگویی می‌کند و به مخاطبان کمک می‌کند که بگویند شخصا چه پیامی را از شما دریافت کرده‌اند.
خطای دهم: نقض حریم خصوصی دیگران، حتی به طور تصادفی
آیا هیچ وقت یک ایمیل یا مطلب مهم را به شخص اشتباهی ارسال کرده‌اید؟ این نوع اشتباهات می‌توانند منجر به مشکلات جدی و نقض حریم خصوصی افراد شوند و به ایجاد سردرگمی یا حتی شرمندگی افراد بینجامند.
برای پرهیز از چنین مشکلاتی، به خصوص هنگام ارسال ایمیل، متن پیام را قبل از قرار دادن آدرس ایمیل گیرنده، بنویسید و بعد از پایان نوشتن پیام، آدرس ایمیل گیرنده را با دقت اضافه کنید و چک نمایید. اگر نرم افزار شما با قرار دادن حروف اول اسم، به طور خودکار آدرس ایمیل را وارد می‌کند، این بخش را غیرفعال کنید تا بتوانید با اطمینان و دقت بیشتری، آدرس ایمیل را اضافه کنید.
راه حل دیگر این است که ایمیل‌های مهم را اول در یک فایل word تایپ کنید و سپس آن را در ایمیل اصلی کپی نمایید. به این طریق شما به طور اتفاقی، متن را برای فرد اشتباهی ارسال نمی‌کنید.
در نهایت باید بدانیم که همه افراد گاهی در روابطشان مرتکب خطا می‌شوند. اما شما می‌توانید با پرهیز از اشتباهات متداول، در حفظ اعتبار خود تا حد امکان بکوشید. کلید اصلی در تعامل خوب، فکر کردن به نیاز مخاطبان است. به یاد داشته باشید که تعامل و ارتباط، یک روند دو طرفه است. در روابط خود آماده شنیدن سؤالات، و گوش دادن به نقطه نظرات دیگران باشید.
به مرور زمان، درمی‌یابید که مهارت در ایجاد روابط، به میزان قابل توجهی روابط کاری و زندگی شغلی شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد.